Sprzedaż internetowa zyskuje na popularności, a z nią rośnie liczba przedsiębiorców, którzy zmuszeni są do spełnienia określonych wymogów prawnych, w tym stosowania kas fiskalnych. Wiele firm prowadzących działalność online zastanawia się, czy muszą inwestować w kasy fiskalne, a jeśli tak, to kiedy jest to wymagane. W artykule wyjaśniamy, kiedy kasy fiskalne są obowiązkowe w e-commerce, jakie przepisy je regulują oraz jakie są alternatywy dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż internetową.
1. Kiedy kasy fiskalne są obowiązkowe w e-commerce?
Zgodnie z polskimi przepisami, przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych, którzy prowadzą działalność internetową, są zobowiązani do stosowania kasy fiskalnej, jeśli ich roczny obrót przekroczy 20 000 zł. Jeśli firma osiągnie taki próg, a sprzedaż jest kierowana do konsumentów (osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej), kasa fiskalna staje się obowiązkowa.
Warto zauważyć, że dotyczy to nie tylko firm prowadzących sprzedaż stacjonarną, ale również przedsiębiorstw działających w internecie, które sprzedają bezpośrednio konsumentom. W takim przypadku sprzedaż online traktowana jest tak samo jak tradycyjna sprzedaż detaliczna, dlatego obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej również dotyczy sklepów internetowych.
2. Branże zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
Chociaż wiele firm internetowych musi zainwestować w kasę fiskalną, istnieją pewne wyjątki. Z obowiązku stosowania kasy fiskalnej zwolnione są m.in.:
- Sprzedaż wyłącznie na rzecz innych przedsiębiorców (B2B) – jeżeli transakcje w sklepie internetowym dotyczą tylko firm (np. sprzedaż hurtowa do innych firm), przedsiębiorca nie musi stosować kasy fiskalnej. W takich przypadkach sprzedaż dokumentowana jest fakturą VAT.
- Sprzedaż o niskiej wartości – przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi online o niskiej wartości, mogą być zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, pod warunkiem, że ich obrót nie przekracza określonego limitu.
- Sprzedaż produktów cyfrowych – niektóre produkty cyfrowe, takie jak oprogramowanie lub subskrypcje, mogą być zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, w zależności od specyfiki transakcji.
Warto jednak pamiętać, że każda firma powinna dokładnie zapoznać się z obowiązującymi przepisami, aby upewnić się, że stosowanie kasy fiskalnej jest wymagane w danym przypadku.
3. Nowe przepisy dotyczące kas fiskalnych w e-commerce
Od 2021 roku w Polsce obowiązuje nowa regulacja, zgodnie z którą przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż internetową, którzy osiągnęli próg obrotu 20 000 zł rocznie, muszą stosować kasy fiskalne online. Zgodnie z przepisami, kasy fiskalne online przesyłają dane o transakcjach w czasie rzeczywistym do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) Ministerstwa Finansów. Dzięki temu organy skarbowe mają bieżący wgląd w ewidencję sprzedaży, co zwiększa transparentność rynku i utrudnia oszustwa podatkowe.
Obowiązek stosowania kas fiskalnych online dotyczy wszystkich firm, które prowadzą sprzedaż detaliczną – w tym sklepów internetowych. Co ważne, kasy online muszą być zintegrowane z systemem sprzedaży, co oznacza, że przedsiębiorcy muszą dostosować swoje oprogramowanie i systemy sprzedaży do wymogów prawa.
4. Alternatywy dla kasy fiskalnej w e-commerce
Choć większość przedsiębiorców prowadzących sprzedaż online musi stosować kasy fiskalne, istnieją pewne alternatywy, które mogą ułatwić proces ewidencjonowania sprzedaży:
- Faktury VAT – jeśli sklep internetowy prowadzi sprzedaż wyłącznie dla innych firm (B2B), nie jest zobowiązany do stosowania kasy fiskalnej. Zamiast tego przedsiębiorca wystawia faktury VAT, które są wystarczającym dokumentem do ewidencjonowania sprzedaży.
- E-paragony – niektóre sklepy internetowe oferują możliwość wystawiania e-paragonów, które są przesyłane drogą elektroniczną. E-paragon jest równorzędny z tradycyjnym paragonem papierowym, ale wciąż wymaga spełnienia wszystkich wymogów ustawowych, takich jak przesyłanie danych do systemu Ministerstwa Finansów.
- Integracja z systemami księgowymi – niektóre systemy sprzedaży internetowej oferują pełną integrację z systemami księgowymi, które automatycznie przesyłają dane do odpowiednich organów skarbowych. W takich przypadkach przedsiębiorca może korzystać z rozwiązania, które zautomatyzuje cały proces ewidencjonowania sprzedaży.
Choć alternatywy te mogą stanowić wygodne rozwiązanie, przedsiębiorcy powinni upewnić się, że są one zgodne z obowiązującymi przepisami i spełniają wymagania prawa.
5. Podsumowanie
Obowiązek stosowania kasy fiskalnej w e-commerce dotyczy przedsiębiorców prowadzących sprzedaż na rzecz osób fizycznych. Kiedy sprzedaż internetowa przekroczy próg obrotu 20 000 zł rocznie, przedsiębiorca musi zainwestować w kasę fiskalną online, która automatycznie przesyła dane do Centralnego Repozytorium Kas. W przypadku sprzedaży B2B, nie ma obowiązku stosowania kasy fiskalnej, a wystarczającym dokumentem jest faktura VAT. Aby uniknąć błędów i problemów prawnych, przedsiębiorcy prowadzący działalność online powinni dokładnie zapoznać się z obowiązującymi przepisami i w razie potrzeby skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.
Sprawdź: Kasy fiskalne Wadowice